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10 consejos prácticos para tener una reunión virtual efectiva

Como parte de nuestro día a día debemos participar de reuniones y capacitaciones virtuales, desde tEducación queremos brindarte algunos consejos prácticos para antes, durante y después de las reuniones con el fin de que estos sean espacios efectivos:

Antes

  • Revise la agenda de la reunión.
  • Reserve el tiempo y un espacio físico que le faciliten la concentración.
  • Tenga en cuenta las instrucciones previas el evento.
  • Descarga e instala la versión de escritorio de Microsoft Teams.

Durante

  • No te quedes con preguntas, aprovecha el encuentro para resolverlas.
  • Sería genial vernos.
  • Toma notas de lo más importante.
  • Construyamos una atmosfera de colaboración y cordialidad.

Después

  • Envía tus compromisos.
  • Evalúa la experiencia.
 
A continuación, te compartimos en detalle cada uno de los consejos.
Reuniones efectivas en Teams

Optimiza tus reuniones virtuales con estos 10 consejos prácticos: desde prepararte con anticipación y mantener la concentración hasta fomentar la colaboración y evaluar la experiencia al final.

¡Haz que cada encuentro sea efectivo y productivo!

Antes

    1. Revise la agenda de la reunión. Al programar una reunión el organizador incluirá los objetivos que serán abordados en la reunión, esto le permite a todos los participantes mantener el foco de la reunión y aportan una ruta que les permite a todos navegar por los temas y llegar a conclusiones concretas.
    2. Reserve el tiempo y un espacio físico que le faciliten la concentración. Evita las interrupciones ajenas a la reunión. El éxito de una reunión o capacitación está directamente relacionado con el nivel de concentración en lo que se está compartiendo, enseñando o debatiendo, esto favorece el aprendizaje.
    3. Tenga en cuenta las instrucciones previas el evento. En el cuerpo de la reunión ya sea en el correo enviado de invitación o en la cita en el calendario podrás encontrar diversas acciones, tareas, requisitos que son necesarios preparar para la reunión, por ejemplo: debes conectarte desde computador o se puede desde un dispositivo móvil, debes traer algún documento o informe a la reunión, debes hacer alguna consulta previa, etc.
    4. Descarga e instala la versión de escritorio de Microsoft Teams. Aunque es posible conectarse a través del enlace desde el navegador sin necesidad de instalar ninguna aplicación, si quieres vivir la experiencia completa te recomendamos descargar e instalar la versión de escritorio de Microsoft Teams: Download Microsoft Teams Desktop and Mobile Apps | Microsoft Teams

Durante

    1. No te quedes con preguntas, aprovecha el encuentro para resolverlas. Aprovecha todas las herramientas de Microsoft Teams para interactuar, participando a través del chat, alzando la mano, entre otros. La reunión es el mejor lugar para participar, conversar y aclarar lo necesario para que los resultados posteriores a la reunión sean exitosos.

    2. Sería genial vernos. En la medida de lo posible siempre ingresa con la cámara encendida y el micrófono apagado, esto genera una mayor cercanía entre los participantes, ya que permite apreciar los gestos y reacciones de todas las personas involucradas.

    3. Toma notas de lo más importante. Escribe o captura aquellos aspectos que sean claves para tu aprendizaje o para realizar el trabajo que requieras, esta información será clave para cumplir con tus compromisos posterior al evento.

    4. Construyamos una atmosfera de colaboración y cordialidad. Es indispensable que en toda interacción humana este caracterizado por el aprecio y el respeto, esto promueve la participación y el trabajo en equipo.

Después

    1. Envía tus compromisos. Separa espacios en tu agenda para realizar las acciones que hayan quedado como compromisos esto garantizará que puedas lograrlo.

    2. Evalúa la experiencia. Si recibiste una capacitación por parte de tEducación recibirás una encuesta para que puedas compartir tus comentarios para ayudarnos a mejorar.

Microsoft Teams es el hub de comunicación y colaboración preferido para el trabajo en equipo.

Si quieres aprender más sobre las funciones de Microsoft Teams y poder participar de forma efectiva en la reunión te invitamos a consultar el siguiente material:

Introducción a Microsoft Teams

Ayuda y formación de Microsoft Teams

Descarga la guía de certificación

Con la guía de certificación podrás conocer toda la ruta de formación para lograr tus proyectos